Зачем нужна интеграция? Какие хорошие практики можно взять на вооружение?
Когда новые работники или перемещаемые сотрудники приступают к своей работе, очень важно дать им время на адаптацию, чтобы облегчить переход к новым обязанностям и удержать их на этой должности. Для этой цели отдел по работе с персоналом должен заниматься не только регистрацией новых сотрудников, но и проявлять интерес к ним некоторое время после их найма.
Интеграция – это важный этап адаптации сотрудника. 98% менеджеров считают адаптацию одним из важнейших факторов удержания своих сотрудников.
Этап интеграции – что это такое?
Интеграция, также называемая онбордингом, означает сопровождение нового работника (помощь с административными формальностями, распределением задач, ознакомлением с корпоративной культурой, социализацией и т. д.) и длится с момента подписания договора до полного принятия им своей функции на новом рабочем месте.
Вопреки распространенному мнению, интеграция — это не просто приветственный обед, обучение или планирование на первый день, а постоянная поддержка, направленная на то, чтобы дать новичку возможность стать самостоятельным и компетентным сотрудником.
Продолжительность периода интеграции варьируется в зависимости от сложности позиции. Этот период может продолжаться до года.
Интеграция – зачем она нужна?
Ожидая немедленного повышения производительности, некоторые работодатели считают, что новый сотрудник сразу же должен приступить к работе. Однако такой подход непродуктивен. Адаптация сотрудника — это не потраченное впустую время, а выгодное вложение, дающее ряд преимуществ в долгосрочной перспективе.
1. Узнать о своей должности
Независимо от имеющегося опыта нового сотрудника, ему нужен период адаптации. Новая среда, новые задачи, новые виды деятельности – все это вызывает у сотрудника дискомфорт.
Благодаря хорошо организованному процессу интеграции сотрудник постепенно узнает о своей должности и о том, чего от него ожидают. Это дает ему возможность понять потребности компании, повысить свою квалификацию и достичь ожидаемых результатов.
Без этого этапа работник может чувствовать себя подавленно из-за завышенных ожиданий и требований. Мотивация снижается, в результате чего сотрудник может попытаться покинуть свой пост.
2. Привыкнуть к корпоративной культуре
В процессе адаптации сотрудник знакомится с ценностями и привычками компании. Интеграция культуры означает принятие « духа » и амбиций компании.
Общение с рабочими группами позволяет сотруднику почувствовать коллективный дух и сформировать чувство приверженности.
3. Адаптироваться к должностным обязанностям
Качественный онбординг обязательно включает в себя обучающий курс, цель которого состоит в том, чтобы дополнить и адаптировать навыки нового сотрудника к требованиям должности.
Обучение позволяет работнику повысить свои навыки, принять правильные методы работы и быстрее стать эффективным на своем посту. Даже если обучение требует времени, его влияние на производительность неоспоримо.
Преимущества онбординга!
1. Уменьшение расходов и текучести кадров!
Пренебрежение сопровождением сотрудника после его найма приводит к дезорганизации и сказывается на социализации, производительности и, в конечном итоге, на бюджете компании. Ведь стоимость поиска нового работника составляет от 30 до 150 процентов от его заработной платы.
Инвестируя в адаптацию работника, компания обеспечивает ему качественный прием и благоприятные условия для развития. Как сказал Аристотель: «Работа, выполненная с удовольствием, позволяет достичь совершенства». Так и хорошо налаженная интеграция мотивирует персонал, устраняет текучесть кадров и сокращает расходы на поиск новых работников и их обучение.
2. Развитие бренда работодателя
Любая компания имеет определенное положение на рынке труда, репутацию, которая отличает ее от других. Поэтому важно заботиться о репутации компании, чтобы повысить привлекательность для талантливых работников. Когда речь идет о бренде работодателя, важна не сама компания, а ее сотрудники.
Хорошее впечатление о компании, а также налаженный процесс адаптации сделают сотрудников эффективным средством продвижения компании на рынке труда.
78% кандидатов оценивают репутацию компании перед тем, как подать заявку. Процесс онбординга очень важен, ведь второго шанса произвести первое впечатление на сотрудников не будет.
Электронные системы HR-управления для совершенствования процесса интеграции
1. Разработка плана адаптации
Процесс интеграции не может быть импровизированным, важно все тщательно планировать, чтобы соответствовать единой логике и корпоративной культуре компании.
Использование электронных систем HR-управления является ключом к качественному учету персонала, с помощью программных решений для управления персоналом ответственные сотрудники или менеджеры могут отслеживать ход процесса в режиме реального времени, одновременно привлекая лиц, ответственных за интеграцию.
Также можно формировать задачи в виде автоматически формирующегося чек-листа для стандартизации и организации процесса адаптации.
2. Ускоренное оформление документов
В свой первый рабочий день новый сотрудник перегружен административными процедурами, он проводит половину своего дня между отделом кадров и отделом бухгалтерского учета, предоставляя, готовя и подписывая документы, связанные с приемом на работу. Рекомендуется перевести этот процесс в электронный вид посредством внедрения электронных систем HR-управления.
Программное обеспечение для управления персоналом позволяет ускорить и автоматизировать обработку документов, так как сотрудник может получать, отправлять и подписывать все документы в электронном виде.
3. Самостоятельное изучение работы компании
Задача службы по управлению персоналом, наставника и менеджера – отвечать на вопросы нового работника. Однако очень часто работник не решается задавать вопросы, опасаясь обременить своих коллег или менеджеров.
Компания может решить эту проблему, используя электронные системы управления человеческими ресурсами, которые дают новому сотруднику автономный доступ ко всем необходимым документам (положениям, организационной структуре, справочнику сотрудников и т. д.). Он может свободно просматривать и скачивать документы о компании для изучения ее специфики.
4. Оптимизация процесса обучения новых сотрудников
Даже если принятый сотрудник обладает необходимыми навыками для работы, ему все равно нужна поддержка, чтобы адаптировать свои навыки в соответствии с ожиданиями компании и познакомиться с новыми методами работы.
Для этого отдел по управлению персоналом может использовать электронные системы HR-управления для настройки и планирования программ обучения.
Электронная HR-система позволяет точно определить уровень квалификации, навыков и талантов нового сотрудника, определить его потребность в обучении и оптимизировать его повышение квалификации.
Менеджеры по персоналу также могут составлять программы обучения, отслеживать их реализацию и оценивать приобретенные знания.
Некоторые компании недооценивают важность онбординга, однако неудачная интеграция приводит к дополнительным расходам и снижению производительности для компании.
Сегодня создание условий для успешной интеграции стало обязательным для всех компаний. Это связано с тем, что стратегии пожизненной занятости в настоящее время устарели, сотрудники в среднем не удерживаются на одной должности более четырех с половиной лет. Поэтому очень важно организовывать качественную адаптацию сотрудника на новом рабочем месте!
