Как только появилась возможность автоматизировать информирования сотрудников, жизнь секретарей, а в дальнейшем и HR-ов, значительно облегчилась.
Система информирования сотрудников:
Информация – ключ ко всему. Вы должны узнать сильные стороны ваших врагов и понять, кто из друзей вам вовсе не друг.
Конечно, личностные коммуникации никто не отменял. Но разом оповестить пару тысяч человек или одного конкретного сотрудника, на порядок легче с помощью автоматизированной системы информирования, нежели вручную или лично. Единая централизованная система информирования делает использование доступных человеческих ресурсов эффективнее, а скорость донесения и сбора информации становится на порядок выше.
Оценка эффективности деятельности персонала:
KPI и другие показатели сами себя не занесут в сводные таблицы, если только они не включены в систему. Нерегулярные отзывы от менеджеров и недостаток прогрессивных инструментов оценки приводит к неправильным сведениям об уровне эффективности сотрудника. Вовремя собранные и проанализированные данные KPI дают возможность оперативного подведения итогов, анализа и своевременного предпринятия корректирующих действий в будущем.
Табель учета рабочего времени:
С этим в разных компаниях борются по-разному: делают обход каждое утро и каждый вечер с таблицей, где ставятся галочки, используют цифровые карточки или пробиваемые билетики с выставлением времени, и так далее. Но потом надо куда-то занести все эти кропотливо собранные данные. Отслеживание и оценка табелей через электронные таблицы — трудоемкий и не эффективный процесс. Автоматизация и сортировка такого рода документов, как табели учета рабочего времени, упрощает процесс сбора информации и её оценку. А также сокращает время, которое HR затрачивает на ручное обновление табеля каждого отдельно взятого сотрудника.
Найм нового сотрудника:
Сбор документов при найме, первый рабочий день, когда ещё ничего не готово, хотя должно было быть, и запоздалое представление бухгалтерии – всего этого можно избежать в извечном процессе устройства на работу. Всё это нужно автоматизировать. Тогда никто не удивится появлению нового сотрудника и не потеряет целый день для того, чтобы выдать нужные документы пароли, логины, и прочие вещицы, без которых процесс не начнется. А ведь от того, как он начнется, зависит приверженность, лояльность и результативность сотрудника.
Введение в процесс работы:
Автоматизация представления работника, или введения его в должность, улучшает коммуникацию и позволяет оценивать результативность с первого дня, сокращает время акклиматизации сотрудника с точки зрения готовности к работе с одной недели до нескольких часов. А также позволяет удостовериться, что у вновь нанятых работников нет проблем с физическим обеспечением их труда.
Автоматизация ухода с должности:
Пока не автоматизирован этот процесс, рокировка, перетасовка и вообще увольнения в крупной организации создают массу непонимания для HR департамента и других связующих звеньев между разными частями компании. Кроме того, сейчас уже существуют технологии, позволяющие прописать план преемственности и замещения сотрудников. Он помогает избежать перерывов в важных рабочих процессах в случае форс-мажорного ухода с должности.
Заявления на отпуск:
Если не автоматизировать процесс заявлений, к лету ваш HR департамент начнёт зашиваться под тяжестью кипы бланков, теряться между почтовыми сообщениями и погружаться с головой в таблицы по подсчёту кому на сколько можно уходить. Несколько кликов в системе позволят HR узнать о желании сотрудника, бухгалтерии выделить отпускные, а руководителю получить готовую папку с расчетами и заявлением. Звучит как магия, хотя для HR-а без автоматизации это трудоемкий и не особенно привлекательный процесс. Но ведь награда для работника – отпуск.
