Предлагаем вам прочитать начало статьи o выборе HRMS, которая была опубликована на прошлой неделе.
- Наладить правильную коммуникацию с интегратором с самого начала
Ваши отношения с интегратором HRMS очень важны для успеха вашего проекта. Первый контакт и обсуждения должны касаться требований к функциональности системы. Убедитесь в том, что вы ясно обозначили свои пожелания к выполнению проекта. Это касается как наполнения HRMS, так и сроков.
HRmaps советует формализировать общение с интегратором, чтобы избежать недопониманий:
Первоначальный запрос
Первоначальное получение информации может стать достаточно сложной задачей, ведь не каждая компания готова подробна отвечать на ваши вопросы, не убедившись в том, что вы настроены серьёзно.
Чётко опишите свой проект: проблемы на сегодняшний день, чего хотите достигнуть и в какие сроки, по возможности – поясните бюджет. Это поможет интегратору максимально быстро и точно дать ответы на первые вопросы.
Запрос на коммерческое предложение
По итогам предыдущего этапа HRmaps советует выбрать от 2 до 6 кандидатов и переходить к изучению коммерческих предложений.
Убедившись, что каждый интегратор понял нужды и ресурсы компании, вы можете запросить коммерческое предложение и представить его руководителю. Этот этап также необходим для формализации общения, чтобы не возникло неприятных сюрпризов в дальнейшей работе: недопонимания по срокам и описанию функциональности, смета проекта.
- Демонстрация
Итак, вы переходите к последнему этапу. После проведения оценки коммерческих предложений настал момент пригласить выбранную компанию. Вам и вашим коллегам, а также руководству полностью продемонстрируют ПО и опишут, как происходит внедрение.
Рекомендуется приглашать не более трёх выбранных кандидатов.
Какого интегратора HRMS следует пригласить на демонстрацию?
Простая рейтинговая шкала поможет вам оценить ключевые критерии. К примеру:
0 = Не соответствует запросам
1 = Частично соответствует запросу
2 = Полностью соответствует запросу
3 = Превышает требования
Сформируйте команду, которая проведёт оценку по итогу демонстрации. Советуем включить в неё представителей не только отдела HR, но и IT для обсуждения технических вопросов. Обязательно привлечь руководителя высшего уровня, ведь у менеджера могут возникнуть важные для него замечания.
- Момент принятия решения
Для принятия решения обсудите с коллегами следующие пункты:
- Цена. Не стоит ориентироваться на самое дешёвое предложение, но адекватно оценивайте ресурсы компании. Помните о незапланированных тратах: обучение сотрудников, дополнительная техническая поддержка.
- Отслеживание отзывов. Запросите у интеграторов, дошедших до финального этапа, рекомендации клиентов. Поговорите с ними, поинтересуйтесь, как проходил каждый этап внедрения и какие результаты принёс проект.
- Консультация юристов. Обратитесь к специалисту, чтобы проверить представленный интегратором контракт.
- Принятие решения. Не забудьте уведомить каждого интегратора о своём решении и поясните, почему был выбран их конкурент.
Если вы методически подошли к выбору HRMS-интегратора, то ваш выбор будет обдуманным и максимально подходящим для компании.
В общении со своими клиентами HRmaps всегда соблюдает последовательность действий, описанных в сегодняшней статье. Если у вашей компании есть необходимость во внедрении новой системы управления персоналом, наша команда будет рада предоставить вам первоначальную консультацию.
