Каковы секреты успеха внедрения системы управления персоналом?
Главное – создать чёткий и понятный план с самого начала. Для такого амбициозного проекта необходимо посвятить несколько часов, чтобы убедиться, что всё подготовлено и предусмотрено. Итак, идея внедрения HRMS одобрена, бюджет выделен, но с чего начать этот долгий и сложный процесс? Если этот вопрос волнует и вас, сегодняшняя статья как никогда кстати.
Чек-лист из 8 шагов:
Управление изменениями
Перед внедрением системы управления персоналом вы должны понимать, насколько значительно это повлияет на работу сотрудников и их привычки. Если вы пока не знакомы с теорией управления изменениями, рекомендуем вам изучить эту тему и серьёзно отнестись к рискам перемен.
Обращение к консультанту по HRMS
В каких случаях мы рекомендуем обращение к внешнему специалисту для внедрения системы управления персоналом?
- Опросы сотрудников говорят о том, что HR отдел компании работает неэффективно, медленно, что-то не устраивает.
- Компанию ожидает фундаментальная смена HR-процессов или системы.
- Среди руководителей или акционеров есть серьёзные расхождения во мнениях.
При выборе внешнего консультанта обратите особое внимание на его опыт работы в подобных проектах, он должен понимать особенности HRMS. Вот несколько вопросов, чтобы оценить кандидата:
- Каков был объём проекта HRMS?
- В чём заключалась задача консультанта в рамках работы над проектом?
- Достигнут ли был заявленный ROI?
- Какие проблемы были определены и как они решались?
Перенос данных
Начните с проверки нынешних данных: точность, актуальность. Попросите сотрудников и руководителей проверить их личную информацию. Пообщайтесь с IT-отделом об обеспечении безопасности, особенно если вы планируете размещение HRMS в «облаке».
Тестирование системы
В дополнение к основному плану по внедрению новой системы необходимо предусмотреть тестовый период конфигурации и установки. Главный критерий – новая система должна быть удобнее и точнее, чем предыдущая. Исправляйте ошибки, пока не достигнете этого результата в тестовой версии.
Вторую часть этого материала мы опубликуем через 2 недели 8 февраля. Сейчас у вас есть время, чтобы применить наши советы и полготовиться к такому большому проекту как внедрение системы управления персоналом.
Подготовка пользователей
Плохо подготовленный персонал может стать причиной провала проекта. Разбейте сотрудников на группы по уровню их нынешних знаний и подготовьте программы обучения для каждой из групп.
HRmaps обучает ваших сотрудников работе с новым ПО (при его установке), обратитесь к нашей команде, чтобы узнать подробности.
Бюджет
Выделенный бюджет на подобные проекты часто превышает запланированный. Как их избежать?
Многие компании забывают предусмотреть обновления и техническую поддержку. При работе «в облаке» это менее актуально, но обязательно поинтересуйтесь у компании-интегратора, какие дополнительные траты вас ждут. Если предусмотрены обновления, помните о постоянном обучении сотрудников.
Вызовы
Большинство внедрений HRMS столкиваются со сложностями и вызовами. Мы подготовили для вас список базовых вопросов, которые, скорее всего, встанут перед вами после запуска новой системы:
- Все опции и функции работают как это было задуманно?
- Какие ошибки возникают, были ли они предусмотрены?
- Были ли своевременно и эффективно устранены ошибки?
- Работает ли система с другими базами данных и системами вашей компании?
- Есть ли «быстрые победы», которыми можно гордиться?
Помните, что всегда будут сложности и неожиданные повороты. Работайте над ошибками, только так вы сможете достичь желаемого в начале результата.
